Sua empresa pode ser de pequeno à grande porte, de qualquer ramo de negócios, ter 1 funcionário ou centenas, ser do setor público ou privado, mas ainda assim você vai precisar deles… os documentos (ou informações documentadas – conforme ISO 9001:2015).

Divididos por “internos” (elaborados pela própria empresa – procedimentos e instruções de trabalho, manuais, etc) ou “externos” (fontes externas – licenças, contratos, normas, etc) os documentos além de essenciais são, em muitos casos, obrigatórios, pois asseguram padronização de processos e/ou autorização para que atividades possam ser realizadas.

De acordo com a ISO 9001:2015 (Norma Internacional para Sistemas de Gestão da Qualidade) todas as informações que a empresa determina como sendo necessárias para seu sistema (sejam elas de origem interna ou externa) devem seguir padrões para:

1. Criação e atualização (requisito 7.5.2)

• Identificação das documentações
• Formato e meio de criação
• Análise crítica e aprovação das informações documentadas

Obs.: Para maiores detalhes acesse nosso post As 5 fases para publicar documentos internos, onde explicamos todas as fases da edição e atualização das informações documentadas.

2. Controle da informação documentada (requisito 7.5.3)

• Distribuição, acesso, recuperação e uso;
• Armazenamento e preservação;
• Controle de alterações;
• Retenção e disposição.

Devido à complexidade do processo e/ou sistema de gestão, muitas vezes torna-se inviável realizar toda essa gestão de informações de forma manual (através de planilhas), sendo necessário automatizar esses controles com a utilização de ferramentas de gestão (software), garantindo assim que os pontos acima sejam atendidos de forma automática.

Quando a organização opta por utilizar um software a gestão dos documentos ganha mais agilidade e rapidez em seu processo. Além disso, é fundamental que esta ferramenta esteja também adaptada às novas tendências tecnológicas relacionadas ao armazenamento e mobilidade, essenciais nos dias de hoje.

Confira agora as características de software para Gestão de Documentos moderno:

• Via WEB

Uma característica básica para um software de gestão atual é que ele seja via web, ou seja, você poderá acessá-lo de qualquer computador com acesso à internet.

Isso elimina os custos da implantação do software em sua empresa, você não precisará ficar procurando “o computador que tem o sistema instalado”, sem contar que pode acessar todos os dados da empresa de qualquer lugar do mundo!

• Responsivo

Outro fator que contribui muito para a questão de mobilidade na gestão são os softwares responsivos, ou seja, softwares via web que se adaptam a diferentes telas de outros dispositivos (smartphones, tablet´s, entre outros).

Essa característica é fundamental para que o usuário tenha total acesso aos arquivos, com a mesma disponibilidade com que acessa pelo computador.

• Armazenamento em nuvem

Uma questão que está em alta é o armazenamento em nuvem (incloud). Esse meio de armazenamento é baseado em substituir os tradicionais servidores físicos (geralmente localizados na própria empresa) por servidores remotos.

Além do grande benefício de reduzir o espaço físico necessário para o arquivamento de documentos, o armazenamento em nuvem também garante a disponibilidade das informações, pois pode utilizar mais de um servidor em caso de picos de acessos dos usuários.

Em conjunto com os itens acima o software deve promover:

• Segurança da informação

É fundamental que os documentos tenham sua edição/acesso controlados, com regras de permissões aos usuários e históricos de acesso registrados, garantindo assim a confidencialidade e rastreabilidade das informações.

• Melhoria da comunicação

Com a interação entre funcionários em todo o fluxo da edição/consulta/gestão dos documentos, bem como a automação do controle de datas e notificações por e-mail sobre os prazos.

• Aumento da produtividade

Na redução do tempo com retrabalhos como procurar documentos em pastas ou buscar pessoas para consultar informações.

• Redução de custos

Redução de custo e aumento do benefício ambiental com a redução e/ou eliminação de impressões dos documentos.

Resumindo, um software de gestão de documentos deve ir muito além de “passar os documentos para o computador”, mas sim auxiliar a equipe do Sistema de Gestão da Qualidade a gerenciar e controlar as informações, bem como obter a melhoria contínua dos seus processos, promovendo não somente a automação das tarefas, mas também o aumento do engajamento dos colaboradores com a cultura da qualidade.

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