Sabemos que na maioria das reuniões que participamos, não tem rumo, pauta, posicionamento, todos falam juntos e os assuntos podem ir de prostituição a direitos canônicos, uma bagunça. O pior é que se perdeu tempo e não se chegou a lugar nenhum. O simples fato de se fazer uma reunião, mesmo desorganizada como essa, dá uma pseudo sensação de que algo foi feito. De fato, a única verdade sobre tudo isto é que não houve regulamentação, uma forma organizada de dar andamento nas reuniões.

Para isso, criamos os seguintes tópicos para auxiliar nas suas próximas reuniões.

1 – Antes da reunião

• Defina antecipadamente e envie a todos os participantes a agenda do que será discutido na reunião e o papel de cada participante. (PAUTA)
• Defina um horário para início e fim da reunião, sem que ultrapasse o horário definido.
• Defina o objetivo da reunião e o que se buscará de resultado ao final. (FOCO)

2 – Durante a reunião

• Solicite a todos os participantes para desligarem celulares e demais aparelhos de comunicação para ficarem atentos à reunião.
• Comece a reunião com uma breve explicação do motivo e da PAUTA. Em seguida certifique-se de que todos os participantes compreenderam.
• Questione sobre o assunto da reunião, ou as causas do problema.
• Solicite soluções possíveis, buscando ter evidências que comprovem a praticidade de cada solução.
• O Coordenado da reunião deve ler a ATA anterior.
• Após o assunto ter sido suficientemente discutido, faça um resumo final e proceda então à votação. O ideal é que todas as soluções apontadas tenham responsável e prazo para execução. ( O que? Porque? Onde? Quando? Quem? Como? Quanto? )
• Sempre que for conveniente, nomeie uma pessoa ou uma comissão encarregada de verificar se a ação decidida foi tomada corretamente e no tempo previsto.

3 – Após a reunião

• Ao final da reunião, faça um resumo das decisões tomadas ou solicite a alguém para fazê-lo.
• Sistematize esse resumo em forma de ATA (objetiva) e envie a todos os participantes, com as principais decisões tomadas na reunião e os próximos passos, prazos, responsáveis, etc.

4 – Como o coordenador da reunião deve agir

• Evite expressar suas ideias pessoais e só faça depois que os outros as tenham expressado. Seu objetivo principal é dirigir e não participar calorosamente da discussão.
• Procure fazer com que todos participem da reunião, porém evite perguntar diretamente para cada um a sua opinião.
• Mantenha a reunião ativa, sem desviar-se do tema. Garanta que seja rápida, com exposições curtas. Intervenha quando alguém quiser falar muito ou com demasiada frequência, assim como quando alguém sair do tema.

5 – Como o participante deve agir

• Fale sem se levantar, a não ser em uma grande assembleia com muitas pessoas.
• Prepare-se individualmente e em grupo para a reunião.
• Fale de maneira breve, resumida e sobre o tema que se discute.
• Preocupe-se com o seu tom de voz. Fale sempre em tom de conversação, mas garanta que todos os participantes estejam ouvindo e participando.
• Apresente evidências que demonstrem que a solução proposta é coerente. Garanta o que está falando.
• Evite expressar suposições ou generalidades numa reunião.
• Ouça atentamente a todos os participantes.
• Não interrompa quando outra pessoa estiver falando.
• Cada representante de setor deve trazer os números de sua área e por sua vez, falar de sua área e não a do outro.
• Em vez de fazer afirmações diretas, faça perguntas e não se justifique.
• Se alguém fizer alguma afirmação com a qual você não concordar não discuta, pergunte a essa pessoa por que pensa dessa maneira. Se a pergunta vier em tom amigável, não causará ressentimentos e lhe permitirá averiguar por que a pessoa pensa daquele modo. Dessa maneira você poderá obter informações muito valiosas.

Dicas

• Se possível, opte por reuniões com até 6 pessoas. A absorção das informações é maior neste caso.
• Caso haja mais de 10 pessoas em uma reunião, seja flexível, no entanto exija que a pessoa que queira falar obtenha sua autorização.
• Se você propôs uma reunião, assuma a liderança do encontro e não permita conversas paralelas ou desvio de foco.

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